Telefonkonferenzen führen Menschen global zusammen
In wirtschaftlichen, politischen oder anderen Gruppen und Zusammenhängen sind gemeinsame Gespräche zur Problemlösung, Planung, Organisation, Supervision oder anderen Zwecken unerlässlich. Es gibt verschiedene Formen der Zusammenkunft neben einer Telefonkonferenz. Das ursprüngliche Prinzip der Konferenz ist das persönliche Treffen der Teilnehmer an einem Ort. Darüber hinaus bietet die moderne Gesellschaft jedoch auch verschiedene virtuelle Möglichkeiten der Zusammenkunft. Die Telefonkonferenz ist eine von ihnen.
Eine Telefonkonferenz setzt keine besonderen Ausrüstungen voraus. Jedes Festnetztelefon wie Mobiltelefon kann genutzt werden. Persönliche Zugangsdaten in die virtuellen Konferenzsäle gewährleisten Sicherheit. Im Extremfall können mehr als 100 Teilnehmer in einer Telefonkonferenz zugelassen werden.
Vorteile einer Telefonkonferenz
Im Zeitalter der Globalisierung stehen Unternehmen nicht mehr nur national, sondern weltweit miteinander in Kontakt. Internationale politische Gespräche sind an der Tagesordnung. Die Gesprächspartner zu jeder Besprechung kleiner bis mittlerer Wichtigkeit räumlich an einem Tisch zu bringen, bringt meist zu großen logistischen, zeitlichen und finanziellen Aufwand mit sich. Andere moderne Kommunikationsformen wie E-Mail scheitern daran, alle Konferenzteilnehmer zeitgleich an Diskussionen zu beteiligen. Telefonkonferenzen lösen den Konflikt, Beteiligte zu dynamischen Gesprächen zusammenzubringen. Die weltweiten Telefonnetze sind rund um die Uhr tätig und erreichbar, sodass Telefonkonferenzen unabhängig von der Lokalzeit durchgeführt werden können. Beteiligte können von jedem Standort, an dem sie Zugang zu einem Telefon haben, an Telefonkonferenzen teilnehmen. Das bedeutet, dass Sie im Notfall nicht nur im Büro, sondern auch zu Hause oder im Urlaub zeitnah erreicht werden können, um kurzfristig auftauchende Probleme zu besprechen und gemeinsam zu lösen.
Gruppengespräche über das Telefon verfügen über eine Flexibilität, die persönliche Treffen nie haben können. Telefonkonferenzen können im Gegensatz zu persönlichen Zusammentreffen spontan einberufen werden. Sie sind nicht an die Organisation eines Tagungsraumes gebunden, die Anreise entfällt. So können oft bereits im Rahmen von Minuten oder wenigen Stunden alle Gesprächsteilnehmer an einem virtuellen Tisch zusammengebracht werden. Dadurch werden Telefonkonferenzen weitaus häufiger durchgeführt und können auch in einem zeitlich kürzeren Abstand ohne größeren Aufwand abgehalten werden.
Mitarbeiter werden durch den geringeren Aufwand von Telefonkonferenzen entlastet. Dies führt zum einen zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch zu höherer Produktivität und Lebenszufriedenheit durch ein unkomplizierteres Arbeiten.
Einsatzgebiete einer Telefonkonferenz
Telefonkonferenzen können auf vielfältigen Ebenen genutzt werden. Sowohl im Bereich der Wirtschaft als auch der Politik können sie dazu eingesetzt werden, kleine bis mittlere Personengruppen virtuell zusammenzubringen. Außendienstmitarbeiter stehen flexibel in Kontakt zu Ihren Unternehmen, so können sofort neue Konzeptideen in der Kundenberatung vermittelt und ausgearbeitet werden. Telefonkonferenzen können darüber hinaus im Rahmen globaler Projektzusammenarbeit oder internationalem Ehrenamt eingesetzt werden. Darüber hinaus kann das Prinzip der Telefonkonferenz in allen Bereichen genutzt werden, in denen Personen von unterschiedlichen Orten national oder international aus miteinander kommunizieren können oder wollen.
Damit ersetzen Telefonkonferenzen teilweise persönliche Gespräche. Sie sind jedoch eher bei Themen untergeordneter bis mittlerer Priorität einsetzbar. Wichtige und weittragende Entscheidungen lassen sich noch am besten in der persönlichen Diskussion treffen, wenn dies der zeitliche Rahmen zulässt.
Telefonkonferenzen im Vertrieb
In Deutschland ist die Zahl der Telekommunikationsanbieter groß. Deswegen gilt es, für die jeweiligen Ansprüche den passenden Anbieter zu finden, der ein optimales Preis- Leistungs- Verhältnis bietet. Auch weltweit gibt es bereits mehrsprachige Anbieter, die Kunden verschiedene Leistungspackete anbieten und sich auf Telefonkonferenzen spezialisiert haben. Sie alle verlangen eine unterschiedliche Einwahlgebühr und Gebühren pro Minute. Darüber hinaus erweitern einzelne Anbieter ihr Gesprächsangebot um weitere Punkte wie zum Beispiel die Möglichkeit, die geführten Gespräche aufzuzeichnen oder auch einen Dolmetscherservice.
Telefonkonferenzen als Standortunabhängige Kommunikationsmöglichkeit
Ein weiterer Vorteil von Telefonkonferenzen im Gegensatz zu persönlichen Treffen ist ihr vollständige Standortunabhängigkeit. Damit entfällt zum einen die Organisation einer Tagungsräumlichkeit, was wichtige zeitliche wie finanzielle Ressourcen kosten kann. Zum anderen wird damit auch eine generelle räumliche Nähe der beteiligten Personen überflüssig. Mitarbeiter zum Beispiel eines internationalen europäischen Unternehmens sind nicht mehr so stark darauf angewiesen, Geschäftsstellen, Zweigstellen und Vertretungen logistisch raumnah zueinander zu strukturieren. Ihre Wahl kann nun stärker im Hinblick auf regionale Standortfaktoren getroffen werden.
Telefonkonferenzen als günstige Alternative
Konferenzen bedeuten für die beteiligten Parteien immer einen großen Kostenaufwand. Im geringsten Fall müssen die Fahrtkosten getragen werden. Bei großen und globalen Treffen kommen zu den großen Fahrtkosten auch Hotelkosten. Darüber hinaus muss eventuell ein Kongresszentrum gemietet werden, die Konferenzteilnehmer müssen intern oder extern versorgt werden. Bei Telefonkonferenzen fallen alle diese Faktoren weg. Sie können von eigenen Büro oder anderen Standorten aus geführt werden und bieten so neben der Finanzersparnis auch ein erhebliches Zeitersparnis. Auch die Telefonkosten selbst sinken zunehmend.
Telefonkonferenzen ersetzen vielerorts das persönliche Gespräch, wo es nicht unbedingt nötig ist. Im internationalen wie insbesondere globalen Kontext stellen sie damit einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Der Verbrauch begrenzter Ressourcen wird minimiert. Treibstoff und Heizkosten werden eingespart.
Kein Verkehrsmittel verbraucht dabei soviel Energie wie der ständig wachsende Flugverkehr. Schon heute verbraucht der ständig wachsende Flugverkehr 205 Millionen Tonnen Kerosin, die 300 Millionen Tonnen Treibhausgas erzeugen. Noch umweltschädlicher als Langstreckenflüge sind dabei Kurzstreckenflüge im nationalen oder engen internationalen Rahmen. Verbraucht ein deutscher Ein-Personen-Haushalt durchschnittlich 4500 Kilowattstunden für Warmwasser und Heizung, so müssen für den Transport derselben Person im Extremfall bei einem einzigen Langstreckenflug zwischen den Kontinenten bis zu 19.000 Kilowattstunden aufgebracht werden.
Doch auch die Nutzung von PKWs, die quantitativ am häufigsten zur Anreise zu Konferenzen genutzt werden, als auch öffentlicher Verkehrsmittel kann eliminiert werden. Darüber hinaus entsteht nur für die Nutzung der eingesetzten Geräte ein gewisser Energieverbrauch.
Konferenzleiterfunktion bei Telefonkonferenzen
Jede Konferenz ist auch von der Moderation abhängig, die sie gestaltet. Eine Telefonkonferenz stellt eine besondere Herausforderung an den Leiter, da weder der persönliche Blickkontakt noch eine organisierte Sitzordnung zur Strukturierung der Diskussion beitragen können. Statt dessen ist der Konferenzleiter darauf angewiesen, sich als Gleicher unter Gleichen, als Telefonpartner unter Telefonpartnern, den Stellenwert innerhalb der Gruppe zu schaffen, dem seine besondere ordnende, exkludierte Rolle zukommt. Mehr als in anderen Diskussionsformen ist er darauf angewiesen, dass die Konferenzteilnehmer seine Sonderstellung akzeptieren.
Sollten Sie darüber hinaus Anmerkungen oder Fragen haben, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wenden Sie sich hierfür über unseren [Kontaktbereich] an uns.
